KPI چیست؟ تعریف، مثال عملی و ابزارهای لازم در سال ۲۰۲۴ !

بیشتر کارمندان، نکاتی را درباره KPI شنیده‌اند اما آیا می‌دانید KPI چیست؟ درواقع چرایی اهمیت و معنای دقیق آن برای برخی افراد مبهم است. در این مطلب معنی دقیق KPI و هدف استفاده از آن در کسب و کارها را توضیح می‌دهیم. در ادامه با بیان انواع آن و معرفی روش‌هایی برای استفاده از این شاخص، به آگاهی کاملی در نحوه استفاده از شاخص KPI برای پیشبرد اهداف کسب و کار خودتان حتی در زمان تغییر، می‌رسید.

تعریف KPI چیست؟

KPI از کلمات شاخص عملکرد کلیدی، گرفته شده است. این عبارت در واقع معیاری برای بررسی و ارزیابی عملکرد و اهداف پروژه‌های سازمان، افراد و قسمت‌های مختلف و کسب و کار‌ها است. در واقع KPI راهی برای بررسی پیشرفت است که در آن افرادی که در پروژه‌ها سود می‌برند، میزان پیشرفت پروژه را ارزیابی می‌کنند و بررسی می‌کنند آیا روندی که پروژه طی می‌کند در راستای پیشبرد اهداف است یا خیر.

برای مثال، تیمی را در نظر بگیرید که در شبکه‌های اجتماعی فعال است. این تیم طی هفته به بررسی دنبال‌کنندگان خبر و میزان بازنشر مطالب خود می‌پردازد. این معیارها در پیشبرد اهداف رسانه مؤثر است.

KPI به بررسی پیشبرد اهداف سازمان می‌پردازد و البته ابزارهای مختلفی هم دارد. برخی شاخص های آن نیز شباهت زیادی به شاخص های بررسی سئو سایت (مانند نرخ پرش یا نرخ تبدیل) دارد.

هدف استفاده از KPI چیست؟

استفاده از KPI مزایای زیادی دارد. در ادامه به بررسی تعدادی از این مزیت‌ها می‌پردازیم.

عملکرد کارکنان را تحت نظر بگیرید

KPI می‌تواند عملکرد کل افراد را تا سطح شخص ناظر بر این شاخص مورد بررسی قرار داده و پیگیری کند. در KPI تیم فروش، تعداد فروش ماهانه به ازای هر فرد بررسی می‌شود. مسئول تیم فروش با بررسی KPI به میزان فروش تک تک افراد دسترسی دارد. با این بررسی متوجه عملکرد هر فرد در راستای اهداف مجموعه می‌شود.

شرایط کسب و کارتان را تعدیل کنید

مدیران مجموعه با در دسترس داشتن KPI مجموعه خود، وضعیت افراد را بررسی می‌کنند. در این بررسی متوجه کمبود‌ها و افراد غیرحرفه‌ای می‌شوند. این نکته وجود دارد که تعدیل به معنای حذف کارمندان نیست؛ بلکه در این بین مدیران با شناخت از شرایط موجود به آموزش و تقویت نیروی کار پرداخته و مشکلات مسیر را هموار می‌کنند.

مطمئن شوید که همه در یک راستا تلاش می‌کنند

افراد مختلف در تیم، دیدگاه‌های متفاوتی از پیشرفت و هدف دارند. با قرار دادن شاخص مشخص، تمامی افرادی که روی پروژه خاصی کار می‌کنند، به اهداف و اولویت‌های یکسانی فکر می‌کنند و فقط در راستای آن تلاش هدفمند دارند.

سلامت کسب و کار را بررسی و ارزیابی کنید

عملکرد سازمان و کسب و کار، می‌تواند به‌طور عینی در KPI مورد بررسی قرار بگیرد. مثلاً شاخص عملکرد مالی، به پیشرفت مالی سازمان و میزان سود‌آوری آن اشاره دارد، درحالی که ماندگاری کارکنان در سازمان به فرهنگ درون سازمانی اشاره دارد.

KPI به رشد مالی سازمان کمک می‌کند.

ابزارهایی برای تصحیل در این کار وجود دارندو ابزارهایی مانند race  و یا حتی hotjar !

معرفی انواع KPI

KPIها در کنار مزایای فراوانی که دارند، از طریق روش‌های مختلف می‌توان به آنها دسترسی داشت. اما انواع مختلف KPI چیست؟ به چند دسته تقسیم می‌شوند؟

بعضی از KPIها سطح بالایی دارند و بعضی از آنها در سطح پایین سازمان استفاده می‌شوند. بعضی از آنها در کوتاه مدت، روز یا هفته و بعضی در زمان‌های طولانی مانند ماه و سال اندازه‌گیری می‌شوند. زمانی که تصمیم به ایجاد KPIمی‌گیرید، بهتر است آنها را به چند دسته تقسیم‌بندی کنید. در ادامه به انواع این دسته‌بندی‌ها اشاره می‌کنیم.

دسته‌بندی عملیاتی

در این دسته KPIها کارایی و فرآیند‌های سازمانی را اندازه می‌گیرند. در این بررسی چگونه پیش رفتن این معیارها بررسی می‌شود. این دسته نسبت به سایر دسته‌ها در بازه زمانی کوتاه‌تری اندازه گرفته می‌شود.

دسته‌بندی استراتژیک

در این دسته تمرکز روی اهداف بلند مدت و کلان سازمان است. رشد درآمد در KPI استراتژیک بررسی می‌شود. مدیر مالی از این دسته‌بندی برای آگاهی از عملکرد شرکت استفاده می‌کند.

دسته‌بندی آهسته یا پیشرو

برای بررسی دستاوردهای گذشته از دسته‌بندی آهسته KPI استفاده می‌شود. فروش سالانه که مربوط به سال قبل باشد در این دسته‌بندی قرار می‌گیرد. دسته‌بندی پیشرو برای بررسی اتفاقات آینده است و احتمالات را بررسی می‌کند. رضایت مشتری در این قسمت قرار می‌گیرد. ترجیح سازمان‌ها به استفاده ترکیبی از آهسته و پیشرو است.

دسته‌بندی کمی یا کیفی

اکثر KPIها به‌صورت کمی تعریف می‌شوند، در نتیجه به آنها عدد اختصاص می‌یابد و به‌راحتی مورد بررسی قرار می‌گیرند. تمامی انواع دسته‌بندی KPI در ساختار شرکت مفید عمل می‌کنند. اما برای سادگی کار بهتر است به چند دسته تقسیم شوند.

در حالت کلی KPI به سه سطح اصلی تقسیم می‌شود:

• سطح شرکت: تمرکز این مدل از KPI بر عملکرد کلی کسب و کار است. در این سطح به میزان نرخ ماندگاری کارکنان شرکت و یا بررسی طول عمر مشتری می‌پردازد.
• سطح بخش: به‌دلیل تمرکز هر بخش بر موارد و نتایج خاص، هر کدام نیاز به KPIهای متفاوتی دارند. این KPIها می‌توانند به بررسی تیم‌های بازاریابی و یا کمپین‌های خاص بپردازند.
• سطح پروژه: این سطح متفاوت‌تر از سطح‌های قبل عمل می‌کند. در این سطح بیشتر به عملکردهای کلیدی در قبل، هنگام و بعد از پروژه پرداخته می‌شود.

برخی KPIها به‌صورت سالانه بررسی می‌شوند.

برنامه‌ریزی برای ایجاد KPI موفق

قبل از شروع نیاز است تا چند نکته را بررسی کنید. مهم است که هدف استراتژیک چه باشد، زیرا KPI باید با این هدف مطابق باشد. درواقع دانستن این هدف به همان میزان که چگونگی اندازه‌گیری مهم است، اهمیت دارد.

کدام KPI برای این هدف مناسب است؟

همانطور که دیدید KPIها در سطح‌های مختلفی هستند. حال وقت آن رسیده که تصمیم بگیرید از کدام برای سازمان خود استفاده کنید. در ادامه چند سؤال کلیدی مطرح می‌شود که با پاسخ دادن به آنها انتخاب درست‌تری خواهید داشت.

• آیا KPI انتخابی به کل سازمان یا به تیم خاصی تعلق دارد؟
• ماهیت آن عملیاتی است یا استراتژیک؟
• هدف از این KPI چیست؟
• نتیجه این KPI چه اهمیتی دارد؟
• مسئولیت این نتیجه به عهده کیست؟
• نحوه اندازه‌گیری پیشرفت این نتیجه چگونه است؟
• این پیشرفت هر چند وقت اندازه‌گیری می‌شود؟
• چه شاخصی برای بررسی میزان رسیدن به اهداف وجود دارد؟

KPIهایی واضح طراحی کنید

بعد از شناخت هدف، آن را به زبان ساده بازنویسی کنید. در بهترین حالت باید همه افراد با دیدن شاخص‌های کلیدی به هدف آن پی ببرند. باید ساده بنویسید تا سایر افراد با دیدن آن متوجه شوند که چه مواردی اندازه‌گیری می‌شوند و تفسیر آنها چگونه است. پس از آن اعضای تیم با دیدن آن تلاش‌های بیشتری در راستای اهداف سازمان انجام می‌دهند.

KPI باید برای تمام افراد واضح باشد

KPIها را با یکدیگر بررسی کنید

KPI طی اطلاع‌رسانی به اعضای سازمان ارزش پیدا می‌کند. افراد با دانستن این شاخص‌ها انگیزه پیدا کرده و در راستای اهداف سازمان عمل می‌کنند. اگر افراد سازمان از KPI اطلاعی نداشته باشند، آیا می‌توانند در راستای اهداف الویت‌بندی خاصی داشته باشند؟ آیا هیچ انگیزه‌ای برای پیشروی و پیشرفت دارند؟ آیا جایگاه خود در سازمان را درک می‌کنند؟

آگاهی افراد سازمان از KPI که شما به‌عنوان مدیر طراحی می‌کنید، هدف و عملکرد کل سازمان را آشکار می‌کند؛ در نتیجه تأثیر مثبتی در روند پیشرفت شرکت دارد. همچنین بهتر است که این اطلاع‌رسانی به‌صورت مداوم انجام شود.

KPIها را در طی زمان تصحیح کنید

طراحی  KPI یک کار مداوم است. اگر ماندگاری سازمان در یک روند رو به رشد برای شما به‌عنوان مدیر و یا طراح KPIمهم است، باید طی زمان‌های مختلف و به‌طور مداوم تغییراتی روی آن ایجاد کنید. مثلاً ممکن است در اندازه‌گیری شاخصی در طی زمان تغییرات ایجاد شود. بررسی دوباره و به‌روز‌رسانی آن از مشکلاتی که ممکن است پیش بیاید جلوگیری می‌کند.

انواع فریم ورک و روش‌های KPI چیست؟

مشاغل مختلف از فریم ورک‌های متفاوتی برای KPI استفاده می‌کنند. بعضی از آنها از چند مورد همزمان استفاده می‌کنند. توجه داشته باشید که برخی از اینها با هم همپوشانی دارند، اما عدم شناخت آنها باعث به هم ریختن نظم و ایجاد سردرگمی می‌شود. همچنین باید بدانید که فریم ورکی که استفاده می‌کنید، برای کارکنان دارای معنی باشد.

مدیریت بر اساس هدف MBO

این روش رایج براساس هدف سازمان پیش می‌رود. در این روش بررسی عملکرد به پاداش مالی مربوط است. نکته قوت این روش این است که هدف‌های شرکت به اهداف قابل اجرای کوچکتری تقسیم می‌شود. این تکنیک براساس شایستگی افراد است و انگیزه در آنها به وجود می‌آورد. MBO بر اساس چرخه سالانه و گاهی سریع‌تر اتفاق می‌افتد.

درMBO اهداف رایج سازمان اهمیت دارند

مدیریت بر‌اساس اهداف و نتایج کلیدی

OKRs براساس اهداف بلندپروازانه و با ۳ تا ۵ نتیجه اصلی طراحی می‌شود. نتایج نشان‌دهنده مسیر رسیدن به هدف هستند. توصیه می‌شود OKRs از پاداش مالی جدا شود.

مدیریت براساس متریک ستاره شمالی

OMTM چارچوبی برای KPI است که برای یک KPI و برای یک شرکت در بازه زمانی مشخص انجام می‌شود. این روش به‌دلیل داشتن رویکرد خاص در بین استارت‌آپ‌ها محبوب است.

نتیجه گیری

برای پیشرفت در سازمان و کسب و کار لازم است تا ابزارهایی استفاده شود. KPI به سازمان و افراد کمک می‌کند تا در یک راستا حرکت کنند. امیدواریم با دانستن اینکه KPI چیست، بهره‌گیری از این معیار و توضیحات داده شده در این مطلب به سمت اهداف مجموعه حرکت کنید.

سوالات متداول

• سوالات کلیدی در طراحی Kpi چیست؟

در طراحی Kpi چند سوال اصلی مطرح می‌شود: انتظار چه نتیجه‌ای را داریم؟ هدف این نتیجه‌گیری چیست؟ شاخص اندازه گیری این پیشرفت چیست؟

• هدف از استفاده از KPI چیست؟

هر سازمانی برای رسیدن به هدف‌هایی که برای آنها برنامه‌ریزی می‌کند، از KPI بهره می‌گیرد. با تعیین تعدادی شاخص و بررسی آن در طی زمان‌های مختلف بر اساس برنامه‌زیری‌های صورت گرفته، سازمان به بررسی عملکرد خود می‌پردازد.

• انواع فریم ورک KPI چیست؟

سه نوع اصلی فریم ورک‌های KPI شامل مدیریت بر اساس هدف، مدیریت بر اساس هدف و نتایج کلیدی و مدیریت براساس متریک ستاره شمالی هستند.